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La factura electrónica y sus dudas asociadas

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Las ventajas asociadas al adoptar un método de facturación electrónica son abundantes, los ahorros cuantiosos, sobre todo en las facturas recibidas, la reducción de errores, una mayor eficacia en los procesos, en el control, en la seguridad...
Pero la factura electrónica aún suscita muchas dudas. Hace poco tiempo la Dirección General de Tributos respondió a algunas de estas dudas. 


¿Qué se considera factura electrónica y qué no?

Las facturas electrónicas requieren asimilar conceptos que no se acaban de entender del todo. Muchas veces pensamos en ellas como una factura en papel que hemos digitalizado y, por tanto, también debe servirnos como electrónica. También ocurre que recibimos PDF de facturas electrónicas y no tenemos claro que campos de la factura deberemos grabar en nuestro ERP para recuperarla posteriormente si fuese necesario. Confundimos términos, campos obligatorios de una factura papel, los de una digital, de una certificada, mezclamos el concepto de digitalización certificada de facturas y añadimos más preguntas a la mezcla intentando averiguar donde aparecen publicados los campos obligatorios que la AEAT exige a las facturas, lo que dice un Real Decreto, lo que dice una ley, que campos de la factura varían en el registro al anotarla en los libros registro de facturas expedidas, recibidas…vamos un follón.


Y no es tan complicado.

Como decíamos, hace poco tiempo la Dirección General de Tributos ha respondido a una consulta vinculante donde se le preguntaba si se podían aceptar facturas de proveedores que llegan al email en formato PDF y sin firma o con firma digital si llegan a través de correo ordinario. Y ya puestos, ha respondido mucho más, aclarándonos los conceptos de factura electrónica y factura ordinaria y arrojando luz a este, todavía a 2019, confuso tema.

Una factura siempre es una factura.

La factura, en papel o electrónica, lo que debe hacer es garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo su periodo de conservación. Por tanto, se le debe ofrecer el mismo trato para el papel como para el formato digital. Mientras cumpla con lo expuesto en el RD 1619/2012, vale.

En el artículo 8 de este RD nos enumera los medios a través de los cuales se puede expedir una factura. Estos son dos: en papel o en formato electrónico. Lo importante, repetimos, es garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido y, así, es que si llega el día en el que nos la reclaman, podamos ofrecer pistas de auditoría fiables que establezcan la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

En el artículo 9 nos ofrecen la definición de factura electrónica, destaca la necesidad de tener que haber sido expedida y recibida en formato electrónico. Es decir, ¿una factura emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada y expedida en formato digital es electrónica? Si, el que la recibe la recibe en este formato.
¿Una factura PDF recibida en digital en nuestro email es electrónica? Pues también, porque ha sido expedida en formato digital y recibida en dicho formato a través de un correo electrónico, tendrá la consideración de factura electrónica a los efectos de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido y del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Y una factura en papel que recibo de mi proveedor y posteriormente digitalizo yo, ¿es electrónica? Pues no, porque no ha sido recibida en formato digital, la conversión ha sucedido a posteriori en mi empresa.

Sobre como conservar las facturas.

No existe un método de conservación que nos obligue a realizarlo de tal o cual manera. De hecho se nos dice que “Tanto el proveedor de los bienes o el prestador de los servicios como el destinatario podrán elegir libremente el modo de garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas. El derecho de elección no deberá ser restringido por los Estados miembros.”

Si queremos conservar los PDF de las facturas que hemos recibido en formato electrónico debemos observar las obligaciones de conservación de las facturas que son objeto de regulación en los artículos 19 a 23 del Reglamento de facturación. Estos son requisitos para asegurar su conservación, la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

 

¿Qué campos contiene una factura? ¿Qué campos hay que grabar?

De nuevo volvemos al Real Decreto RD 1619/2012 que en su artículo 6 establece el contenido de una factura. Con excepciones, los campos obligatorios de una factura son:

  • Núm. Factura y en su caso serie.
  • Fecha expedición
  • Razón Social emisor y receptor
  • NIF emisor y receptor
  • Domicilio emisor y receptor
  • Descripción de las operaciones (base imponible)
  • Tipo impositivo
  • Cuota tributaria
  • Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Por tanto, estos campos deben aparecer en los libros registro de facturas expedidas y recibidas, con algunas pequeñas modificaciones. Por ejemplo, en las recibidas en lugar del número y serie de factura se debe registrar el número de recepción de las facturas, como es lógico.

Como vemos el contenido de una factura es idéntico ya sea en papel o en digital. Los metadatos si queremos registrar una u otra deben ser casi los mismos, con los campos citados. Pero, ¿qué pasa con la digitalización certificada de facturas?

¿Cómo certifico mi factura?


Con la digitalización certificada no se certifica una factura, se certifica el proceso por el cual una factura en papel pasa a ser digital con plenas garantías de autenticidad e integridad. Es un proceso por el cual un documento digitalizado pasa a tener validez legal ante cualquier organismo oficial. Cuando hablamos de metadatos en el proceso de digitalización certificada no nos referimos a los metadatos de la factura expresados anteriormente, nos referimos a otros datos como el software de digitalización, su versión etc.

De todo esto ya os hablamos una vez en un post.  Si queréis saber más, pinchad aquí.

 

 

 

 

 

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